Ne passez plus à côté des mentions obligatoires à intégrer dans vos messages emails
L’absence des mentions légales obligatoires dans un email marketing expose l’entreprise à plusieurs risques juridiques et réputationnels et peut entraîner des sanctions de la part de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Amendes, plaintes utilisateurs, blocages des campagnes par les messageries (Gmail, Outlook…), perte de confiance des destinataires…Les conséquences sont lourdes en cas de manquement au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et au-delà du risque juridique, c’est la délivrabilité et la performance de vos emails qui peuvent être impactées.
Les mentions obligatoires à intégrer dans vos campagnes d’email marketing
1. L’identité de l’expéditeur
Pour une plus grande transparence dans les relations par email, il est important de permettre systématiquement la bonne identification de l’expéditeur. Mieux encore, de donner à vos destinataires la possibilité de vous joindre en toutes circonstances. Logo, nom de la société, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email de contact… autant d’éléments qui rassureront vos contacts.
2. Une mention expliquant pourquoi le destinataire reçoit l’email et un objet non trompeur
Indiquer pourquoi et comment les données du destinataire sont utilisées. Par exemple : « Vous recevez cet email car vous vous êtes inscrit(e) à notre newsletter ». Pour rappel, et on ne le dira jamais assez : n’adressez que des destinataires ayant explicitement donné leur consentement pour recevoir vos emails et conservez les preuves de consentement.
De plus, l’objet de l’email doit refléter son contenu et ne pas être trompeur. Par exemple : ne pas annoncer une offre gratuite si elle est soumise à conditions.
3. Lien vers la politique de confidentialité
Le RGPD exige que toute personne concernée soit informée clairement et complètement de :
- la finalité de l’utilisation de ses données,
- les bases légales du traitement,
- les droits dont elle dispose (accès, rectification, suppression, opposition…),
- l’identité du responsable de traitement.
Ces informations sont généralement trop longues pour figurer dans le corps d’un email, c’est pourquoi un lien vers la politique de confidentialité est la meilleure manière de respecter cette obligation.
4. Le lien de désabonnement
Il s’agit d’un point inscrit dans la législation française (article L34-5 du code des postes et des communications électroniques). Il est en effet obligatoire « d’indiquer des coordonnées valables auxquelles le destinataire puisse utilement transmettre une demande tendant à obtenir que ces communications cessent sans frais autres que ceux liés à la transmission de celle-ci ». Chaque expéditeur doit donc intégrer un lien de désabonnement dans chacun de ses messages emails marketing. Outre le fait qu’il soit obligatoire, le lien de désinscription peut vous éviter de nombreuses plaintes qui vous discréditeraient auprès des FAI (Fournisseurs d’accès à Internet). Veillez donc à bien intégrer ce lien dans vos messages emails, à le rendre bien visible ainsi qu’à tester le bon fonctionnement et la facilité du processus de désinscription en 1 ou 2 clics maximum.
Des mentions non obligatoires mais recommandées
1. Proposition d’ajout au carnet d’adresses
On retrouve bien souvent en haut des messages une phrase du type « ajoutez notre email à votre carnet d’adresses ». Et pour cause, il permet à vos abonnés de vous ajouter à leur liste de contacts privilégiés. On parle de « liste verte ». Une action qui est particulièrement bénéfique pour la délivrabilité des messages emails et la réputation d’un expéditeur. Pourquoi s’en priver !
2. Un lien miroir ou une version en ligne
Non obligatoire mais très utile, le lien miroir ou lien de version en ligne permet à vos abonnés de visionner votre message dans leur navigateur si celui-ci ne s’affiche pas correctement dans leur messagerie. En effet, toutes les boîtes de réception n’interprètent pas de la même façon l’encodage d’un message et beaucoup n’affichent pas de manière automatique les images. Ce lien est fréquemment placé tout en haut de l’email pour être visible dès l’ouverture du message.
Besoin d’être accompagné dans l’optimisation de vos campagnes emails et dans la mise en conformité de vos pratiques ?
FAQ à propos des mentions obligatoires en email
Un email marketing doit contenir les mentions suivantes pour être conforme au RGPD :
- L’identité de l’expéditeur.
- Un objet non trompeur,
- Un lien de désinscription fonctionnel et visible,
- Une mention expliquant pourquoi le destinataire reçoit l’email,
- Un lien vers la politique de confidentialité ou de gestion des données personnelles,
Oui. Selon le RGPD et la loi française (LCEN), tout email à caractère commercial ou promotionnel doit inclure un lien de désinscription. Ce lien doit être clairement visible, facile d’accès et permettre de se désabonner en un clic, sans authentification préalable.
Oui, l’inclusion d’un lien vers la politique de confidentialité est nécessaire pour respecter l’obligation d’information du RGPD. Cela permet au destinataire de savoir comment ses données sont traitées, par qui, et quels sont ses droits.
Les risques sont multiples :
- Des sanctions financières pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial,
- Des blocages par les messageries (Gmail, Outlook…) en cas de plaintes ou taux de spam élevé,
- Une perte de réputation ou de confiance de la part des clients et prospects.
Un email transactionnel (ex. : confirmation de commande) ne nécessite pas de consentement préalable et n’a pas les mêmes exigences en matière de désinscription.
Un email marketing (promotion, prospection) nécessite le consentement préalable explicite du destinataire et doit contenir un lien de désinscription et les mentions légales appropriées.
Pour être conforme à la CNIL, une campagne email doit :
- Être envoyée uniquement à des personnes ayant donné leur consentement explicite (sauf exceptions),
- Inclure toutes les mentions obligatoires (expéditeur, désinscription, politique de confidentialité…),
- Respecter les droits des utilisateurs (accès, modification, suppression des données),
- Utiliser une plateforme email garantissant la sécurité et la confidentialité des données.
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